Llevar la info en una planilla aparte

Gracias a la pandemia de COVID-19, que nos hizo reflexionar sobre qué debemos hacer y qué debemos cambiar para mitigar el riesgo de ...

contagio, la palabra “riesgo” volvió a estar en la conversación nacional. En nuestro caso, nos dedicamos a los sistemas de información, por lo que nuestro interés principal es hablar de vulnerabilidades y riesgos que habilitamos día a día. Así que en las próximas semanas vamos a ir hablando de distintas prácticas que se pueden convertir en vulnerabilidades.

En esta segunda entrega, queremos hablar de una práctica que es muy habitual. Muchas veces, en contextos de organizaciones con varios participantes, podemos tener un sistema que organice en una base de datos la información de negocio, o podemos no tenerlo. En cualquiera de estos casos, muchas veces aparecen repositorios de información locales, dicho en criollo planillas de cálculo, con datos que el usuario considera relevantes. Esta información puede componerse de:

- Datos que están en los sistemas de gestión “oficiales” y se trasladan a la planilla
- Datos que no están en los sistemas de gestión y que se administran directamente en la planilla

Si bien esto por habitual puede parecer inocuo, es una vulnerabilidad y nos abre la puerta a riesgos potenciales. Por qué? Pensemos en la esquina opuesta y pensemos, por un minuto, en cuáles son los atributos de la buena información. Y podemos, tomando distintas fuentes de estudio de la disciplina de los sistemas de datos, concluir en que la información tiene que:

- Estar disponible cuando se la necesita y dónde se la necesita
- Tiene que ser consistente, en el sentido de exacta y completa
- Tiene que ser confidencial en el sentido en que la vea solo quien la tiene que ver

Entonces, vayamos a nuestro caso. Supongamos que tenemos un sistema donde almacenamos la información de clientes, pedidos y facturación, pero por distintos motivos alguna de estas transacciones se completa y complementa con un registro adicional, en una planilla de calculo. En un momento del tiempo cualquiera, el dato de cuánto se vendió en el mes no es tan exacto en el sistema como sí lo es en la planilla. El problema de la planilla es que está en alguna carpeta, donde no puede acceder la dirección con tanta facilidad como al sistema. Entonces, hay un problema de disponibilidad, que en general se resuelve con más trabajo o con soluciones de compromiso.

El segundo atributo también se ve afectado. Ahora si miramos la información que aparece en el sistema, sabemos que no es consistente, en el sentido en que no refleja la realidad de los hechos ocurridos en el negocio. Esta falencia de la información puede tener muchos resultados distintos:

- Tomar decisiones en base a información inexacta
- Perder tiempo en consolidar información, preguntar, retrasando la decisión o la acción que había que realizar
- Cometer errores. No saber que un cliente que llama hoy, llamó también ayer, o enviarle su pedido a una dirección errónea

El último punto no es menor. En general, los sistemas tienen reglas de acceso y seguridad, pensadas para que la información esté protegida de accesos indebidos. Si bien los sistemas operativos también tienen este tipo de reglas, las mismas no están en general apuntadas a temas de negocio, sino a aspectos más de base. Con lo cual son también más trabajosas de configurar.

En definitiva, es importante evitar esta práctica. No obstante, las razones por las cuales la gente lleva la info a una planilla aparte suelen ser de peso. En mi experiencia, podemos agruparlas en:

- Mayor facilidad para actualizar los datos en la planilla
- Esquemas más amigables de visualización de información
- Datos necesarios no contemplados en el sistema que usa la organización

Todos estos puntos son abordables, con distintas estrategias. La gestión activa para identificar las causas exactas, analizar alternativas y ejecutar el cambio es el camino más consistente para mitigar estos riesgos. Se trata de una actividad que tiene que ser constante y recurrente para tener éxito.


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