Herramientas para mejorar el ambiente de control

En base a un caso de desarrollo reciente, queremos transmitir algunas herramientas para el control en el circuito de compras.

Buenos Aires, 07 de Abril de 2019

A partir de un caso en el que estamos trabajando, queremos aprovechar para repasar las posibilidades de automatizar controles que implementa Plataforma ERP, para el circuito de compras. Para esto creemos que es razonable poner especial enfasis en que estos controles son el fruto de una evolucion tanto de Plataforma ERP, como del entorno digital global. Veremos que hay varias cosas que se pueden hacer gracias a las mejoras en procesamiento de informacion generadas por las agencias impositivas como AFIP.

La primer herramienta es la integracion con la constancia de inscripcion mediante web service. Tanto al momento de dar de alta un proveedor como en cualquier instancia posterior, podemos mediante un boton que nos devuelve la informacion de inscripcion a impuestos en AFIP. Como elemento complementario y para aquellos sujetos que son agentes de recaudacion de Ingresos Brutos para las jurisdicciones de CABA y ARBA, podemos buscarlos en el padron para obtener sus tasas de retencion y percepcion.
Como complemento, en el roadmap de Plataforma se incluye que la consulta de constancia de inscripcion permita dar de alta el sujeto y configurarlo. Por otro lado, tambien se incorporaran los padrones de Misiones, Salta y otras provincias que estan habilitando esquemas de tasas variables.

En un segundo termino, al momento de registar una factura de proveedor, Plataforma permite la constatacion automatica del mismo en los registros de AFIP. Esto es valido tanto para comprobantes electronicos (con CAE o CAEA) como para comprobantes impresos (con CAI). Instantaneamente, podemos estar seguros de que ese comprobante este registrado y corresponda a un sujeto valido, sin problemas de CUIT.

Estas validaciones son utiles por un tema de validez formal. Ahora, un buen sistema ERP tambien deberia darnos informacion sobre la validez comercial de los comprobantes que recibe la administracion. Esto es, que el proveedor haya facturado correctamente. Para esto, Plataforma contempla la transaccion de la orden de compra, que puede tener el uso tradicional o puede utilizarse para cualquier esquema de adquisicion de bienes o servicios regulares. Por ejemplo, la autorizacion de prestaciones de un proveedor al cual se le subcontratan servicios. O el caso de los contratos de alquiler, locacion de obra, tercerizacion de servicios de fabricacion o construccion. En todos estos casos, el uso de la orden de compra nos permitira:
1) Que la administracion cuente con una validacion al momento de cargar la factura, respecto de los importes y conceptos facturados
2) La preimputacion contable, ahorrando pasos manuales en la carga de la factura y evitando por consiguiente la posibilidad de errores u omisiones
3) Tener la posibilidad de contar con estimaciones de egresos previas a la registracion definitiva del gasto


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